Ogni organizzazione ha due sistemi. Uno si vede. L'altro decide tutto.

Mi è capitato di entrare in alcune aziende e percepire chiaramente la presenza di un qualcosa “sotto” che lavorava. Ruoli, processi e struttura organizzativa in ordine, riunioni, progetti e comitati ben definiti. Ma lavorando a fianco dell’imprenditore e dei manager emerge il problema: scarsità di impegno, motivazione e senso di responsabilità. Qualcosa che non funziona ma che non è visibile.

Dalle riunioni si esce con obiettivi vaghi e decisioni sospese oppure con accordi che sembrano chiari ma, finita la riunione, le cose non vanno avanti. Molti progetti in corso che si sovrappongono e che lentamente vengono dimenticati. Il dialogo durante le riunioni è punto a punto, forzato, lento.

Parlandone emerge che malgrado i progetti sulle risorse umane e gli investimenti nell’organizzazione e la consulenza sui percorsi di crescita, i risultati sono deludenti, perché il clima e il coinvolgimento non ci sono.

Non sono investimenti sbagliati: è che si è lavorato su una dimensione sola, quella più evidente - l’organizzazione.

Le organizzazioni sono sistemi vivi. Hanno una fisica - quella che vedi: organigramma, ruoli, processi. Hanno una chimica - quella che senti: fiducia, paura, conflitto, energia tra le persone. Una è su carta. L’altra decide tutto.

Come il corpo umano: c’è lo scheletro e il sistema nervoso e sanguigno.

• Scheletro = fisica (struttura, ruoli, organigramma)

• Sangue + sistema nervoso = chimica (fiducia, energia, motivazione, paura)

Il sistema complessivo, il corpo, è la somma delle cose e tutte devono integrarsi. Le cellule muscolari si affidano a quelle nervose per ricevere segnali, e tutte dipendono dal sangue per ossigeno e nutrienti.

Devi governare entrambe le dimensioni. E serve uno strumento per capire dove stai.
Ogni sistema vivo si evolve e cambia, le sue componenti si adattano per sostenere l’evoluzione. Se entro in un’azienda in piena espansione piuttosto che in una che sta per essere chiusa vivrò due contesti — due chimiche — diversi.
Serve uno strumento per capire il contesto, lo vedremo a breve.

Se la consulenza ti vende la fisica e ignora la chimica

Spesso le PMI in crescita investono in progetti di consulenza organizzativa per migliorare la struttura: ruoli, processi, organigramma. È logico: intervieni su cose concrete che puoi misurare, dove vedi subito se i numeri cambiano.

Ma nel frattempo cosa è successo alle persone?

Puoi scrivere obiettivi e indici per misurare la qualità del risultato, puoi standardizzare processi e micro operazioni. Puoi creare il controllo più stretto possibile. Ma avrai una linea produttiva che vorresti sostituire con delle macchine e non un’azienda con una chimica e un’energia positiva tra le persone.

Finché la chimica non esplode.

Fisica e chimica devono stare in equilibrio con la fase che stai vivendo. Quando si sfasano, il sistema rallenta - serve il doppio dell’energia per mantenere quello che hai.

La grande capacità del leader - sia esso imprenditore, manager o responsabile di un'unità organizzativa - è quella di "vedere la chimica", di farla vedere agli altri e di saperla gestire nei momenti di cambiamento.

Il principio operativo è questo: come il corpo senza sangue non vive, un’organizzazione senza chimica non funziona - qualunque struttura aggiungi.

Aggiungere organizzazione quando il problema è nella chimica riduce i sintomi. Non cura. Peter Senge lo chiama “fix that fails”: intervieni sul sintomo, magari con nuove procedure, controlli e regolamenti. Passa del tempo e poi riemerge il problema.

Non sono sbagliate le procedure e le regole, semplicemente il problema ha una natura diversa. Il numero di un KPI è la sintesi di un risultato finale, ma non racconta cosa è successo.

Puoi avere il processo perfetto, ma se manca l'impegno il risultato non arriva. Al contrario, se il processo fallisce ma il team è unito, le persone lo aggiustano. In tutti e due i casi la ragione è più profonda ed ha a che vedere con motivazione, proattività, impegno, senso di appartenenza.

L’intelligenza emotiva di Goleman serve a supportare la chimica nelle aziende. Un leader, formale o no, è tale quando muove le persone su un livello diverso da quello esplicito e gerarchico. Quelli che influenzano, che attraggono e creano gruppi di lavoro efficaci sono contaminatori e generatori della chimica aziendale. Non parlo di carisma ma di quelle capacità umane che costruiscono relazioni invisibili nell’organigramma ma fondamentali per l’organismo azienda.

Sono quelli che servono nei momenti di transizione critica di un’azienda, quando c’è una riorganizzazione e gruppi consolidati si sciolgono e nascono nuovi ruoli, nuovi capi e nuove aree, insomma una nuova fisica.

Lencioni ha identificato 5 disfunzioni che distruggono i team. Non si tratta di procedure, modelli, strumenti che comunque devono esserci. Quello che non funziona è come le persone si relazionano e se sanno come farlo.

Le 5 disfunzioni individuate - assenza di fiducia, paura del conflitto, mancanza di impegno, elusione delle responsabilità e disattenzione ai risultati - sono elementi di comportamento agito nel quotidiano. In alcuni casi non si è nemmeno consapevoli di quanto sono importanti.

La fiducia è quello su cui si regge tutto, e spesso l’assenza di fiducia — di poter sbagliare, di chiedere aiuto, di affrontare un conflitto ideologico aperto e costruttivo — produce resistenza, chiusura, un atteggiamento di invulnerabilità e distacco e un senso di armonia artificiale.

Ogni essere umano si adatta al contesto, ma non necessariamente darà il meglio delle sue potenzialità. La tecnologia nuova funziona solo se le persone cambiano mentalità. E per questo serve tempo, non basta un training..

La chimica è un vantaggio competitivo per le organizzazioni. Ma non puoi comprare la chimica. Non è in catalogo.

Tempo fa ho lavorato con un imprenditore che inizialmente mi aveva coinvolto per definire insieme obiettivi chiari, ruoli precisi e un sistema di premi per il suo team. Abbiamo lavorato sull’aspetto organizzativo ma quello che veramente ha fatto la differenza è stato il modo in cui lui ha saputo comunicare e coinvolgere le persone.

Non ha fatto una comunicazione formale: “dobbiamo raggiungere questo obiettivo”. Ha scelto di condividere una visione più ampia, ed ha fatto vedere ad ognuno il proprio ruolo all’interno di quella visione.
Ha creato momenti di confronto aperto, ascoltato i dubbi, i bisogni, ed ha valorizzato il contributo di ognuno.
Cosa più importante: ha avuto fiducia anche quando ha trovato resistenza, ha capito che era incertezza, paura.
La vera forza di un’organizzazione nasce quando le persone si riconoscono in una visione, poi la vivono sentendo che sono importanti per realizzarla.

La Mappa dell’Organismo: come leggere dove si trova la tua azienda

OK. Hai capito che la chimica decide. Ora - come leggi il corpo della tua organizzazione?

Cosa dovresti fare:

Step 1 - Valuta la Fisica
La parte del sistema che vedi.

In ogni fase di una organizzazione servono delle regole adatte. Gli organigrammi, i ruoli e i processi devono essere coerenti con gli obiettivi da raggiungere. Una startup non può avere la stessa struttura decisionale di un’azienda matura. È molto probabile che un’azienda matura che vuole evolversi non possa farlo con la stessa organizzazione. Gli organismi cambiano. Il corpo umano cambia.

4 domande per scattare la foto attuale (risposta si/no):

1. I ruoli e le responsabilità sono chiari a tutti? Per poter essere efficace in un ruolo devo capire le aspettative e avere una visione di breve delle cose importanti. Aiuta a dare le giuste priorità e a condividere la stessa direzione.

2. I processi chiave sono documentati e seguiti? la differenza tra una procedura e un processo è nel risultato della comunicazione. Dopo che ho letto il processo devo aver chiaro non solo le attività da fare ma anche l’obiettivo di valore da produrre. A volte per raggiungere l’obiettivo devo modificare il processo.

3. Gli obiettivi sono misurabili e condivisi? Si potrebbe parlare tanto di obiettivi. La maggior parte delle volte si confondono i risultati con gli obiettivi.

4. L’accountability è definita — tutti sanno chi risponde di cosa? Deve essere chiaro altrimenti il risultato è sovrapposizione e confusione. Pensavo che.. Non avevo capito che..

Step 2 - Valuta la Chimica (4 domande sì/no)
Questo è quello che non vedi o non ti fermi a focalizzare.

Quando entri in una riunione o partecipi a un incontro ti rendi conto che esiste una dinamica di come si svolgono le conversazioni, e intuisci il tipo di linguaggio, la tensione, i silenzi.
L’energia intesa in questo senso non è una cosa astratta - è come tu e le altre persone vivete l’azienda al di là della fisica.

4 domande per scattare la foto attuale (risposta si/no):

1. Si può chiedere aiuto senza sembrare in difficoltà? nessuno si sente giudicato se chiede una mano: ci si aiuta davvero, senza paura di fare brutta figura.

2. Si può dissentire senza generare conflitti permanenti? - Puoi dire la tua anche se non sei d’accordo, senza rischiare musi lunghi o tensioni che restano nell’aria.

3. Si può sbagliare senza conseguenze relazionali? Se capita un errore, non parte la caccia al colpevole: si impara insieme e si va avanti senza rancori.

4. Le persone portano proattività, non solo esecuzione? non si aspetta solo la lista delle cose da fare: ognuno si sente libero di proporre idee e prendere iniziativa.

Step 3 - Posizionati nella mappa

1. Rispondi sinceramente alle 4 domande sulla “fisica” (struttura, ruoli, processi, obiettivi) e alle 4 sulla “chimica” (fiducia, collaborazione, proattività, gestione dell’errore) con un sì o un no.

2. Conta i “sì” ottenuti per ciascuna dimensione: fisica e chimica.

3. Usa la tabella della mappa per individuare la posizione della tua organizzazione (Macchina, Clan, Caos, Sistema Vivo) in base ai punteggi ottenuti.

Collocazione:

• 4 sì su Fisica + 0 su Chimica = Macchina.

• 0+0 = Caos.

• 0+4 = Clan.

• 4+4 = Sistema Vivo.

Step 4 - Capisci da dove vieni: il ciclo evolutivo

La tua organizzazione, come un corpo, evolve. Passa dal caos alla struttura (MACCHINA), e se gestisci bene la chimica, diventa un organismo vivo che si adatta.

Nel frattempo.
Come si sono modificati i rapporti tra le persone nell’organizzazione? C’è collaborazione o competizione personale?

Ogni transizione modifica il contesto. Quando quello che ci circonda si modifica dobbiamo adattarci. Se riesci a gestire l’adattamento - governi la chimica - ti prendi cura dell’organismo.

Eviti: “Non riconosco più questa azienda”
Ottieni: Il governo della nuova fase e un sistema che funziona.

Step 5 - La prima azione concreta

A questo punto qualcuno potrebbe pensare: “ho già fatto interventi sulla cultura, team building, formazione. Non ha funzionato. Il punto non è che non ha funzionato — è che non avevi una mappa per leggere dove eri.”

In tante aziende le iniziative per migliorare il clima e la cultura ci sono. Il problema è che è come dare una festa ed il giorno dopo si torna al lavoro. Nel migliore dei casi è stato un bel momento di condivisione.
Quando vogliamo cambiare qualcosa di noi serve disciplina, continuità, nuove abitudini. È un lavoro sulla continuità, non si fa in un giorno.

Inizia a fare la mappa e valuta quello che trovi. Una volta individuato il punto in cui sta il tuo gruppo/azienda, decidi cosa cambiare e rimani coerente.

La fisica puoi comprarla. La chimica no. Ma si governa - se prima sai dove sei.