L'organigramma dice chi. Il funzionigramma dice come.
Una guida breve per una PMI: cosa scrivere, in che ordine, e perché le caselle da sole non bastano.
Le caselle ci sono, i problemi restano
Capita spesso di trovare aziende con un organigramma fatto bene. Le caselle sono giuste, i nomi pure, e ci sono anche i responsabili. Eppure il titolare decide ancora quasi tutto, e i responsabili aspettano un via libera che non arriva.
Il problema di solito non sta nel disegno. Sta in quello che il disegno non dice: chi decide cosa, dove finisce il lavoro di uno e comincia quello dell'altro, come si fa quando due ruoli devono collaborare.
Cos'è il funzionigramma
Il funzionigramma descrive come funziona ogni ruolo. Non basta scrivere il titolo: serve sapere cosa può decidere la persona, cosa deve portare a qualcun altro, con chi lavora e a cosa serve il suo lavoro.
- Le decisioni che può prendere da sola
- Le decisioni che passano da qualcun altro, e chi
- Con quali ruoli collabora, e su cosa
- Come si capisce che il lavoro è fatto bene
Un ruolo è un accordo
Ogni casella è un accordo tra due parti. Chi ricopre il ruolo si aspetta autonomia, risorse e chiarezza. L'azienda si aspetta risultati e un modo di lavorare coerente. Se l'accordo non è scritto, lo riscrivono le persone, ognuna a modo suo, e nel tempo si arriva a due versioni diverse dello stesso ruolo.
Un ruolo che non è scritto, lo riscrivono le persone.
Come farlo, in quattro passi
1. Parti dalle decisioni
Elenca le decisioni che in una settimana tipica finiscono sul tuo tavolo. Per ognuna, chiediti chi dovrebbe prenderla. Spesso la risposta è diversa da quella che succede davvero.
2. Scrivi l'accordo per i primi due livelli
Sono i ruoli che reggono il resto. Per ognuno bastano poche righe: responsabilità, decisioni, collaborazioni, misure. Non serve un manuale.
3. Confrontalo con chi lavora
Chiedi ai responsabili come descriverebbero il proprio ruolo. Le differenze con la tua versione sono il punto di partenza, non un errore da correggere.
4. Rivedilo quando cambia qualcosa
L'azienda cresce, cambiano clienti e strumenti. Un accordo che non si rivede resta appeso al muro, come l'organigramma di due anni fa.
Da dove partire
Non serve fare tutto insieme. Se hai un solo pomeriggio, scegli un ruolo che ti dà fastidio e scrivi le sue decisioni. Di solito basta per capire dove si inceppa il resto.
Il ragionamento completo
Il testo lungo, con il ragionamento sugli accordi e sulla differenza tra struttura formale e comportamenti quotidiani, è nella mia newsletter: Leggi l'articolo completo.